デイケア向け 送迎支援システム「うぇるなび」

お知らせ

2021年03月より、機能や画面をリニューアルした「うぇるなび」を公開しました。
新版の製品ページはこちらからご覧いただけます。

「うぇるなび」とは

「うぇるなび」は、デイケアサービスの業務、中でも特に 「送迎」に重点を置いた、 業務効率改善のための 「お助け」システムです。

具体的には、以下の機能を通して、送迎業務につきまとう煩わしさの解消を目指します:

  • 送迎計画の自動立案
  • 送迎計画の視覚化
  • 送迎計画の共有
  • 送迎計画の見直し

導入のメリット

送迎計画づくりの自動化

「うぇるなび」は、「送迎計画を立てる作業」の自動化を ご提供することで、 業務効率の改善を目指します。

デイケアサービスでお客様を送迎する時は、1台の車で何件かのご自宅をまわることが多いはずです。 マイクロバスのような大型の車を使うなら、1台で10件以上のお客様をまかなうこともあるでしょう。

その時、それぞれのご自宅を「どの順番でまわるか」、 どうやって決めていますか? また、車を2台以上お使いの場合、 「車ごとの分担」は、どうやって決めているでしょうか?

おそらく、付箋紙を組み替えたり、表を何度も埋めては消したり、まるで「パズル」を解くようにスケジュールを 組み立てているのではありませんか?その「パズル解き」は、うまく解ければ達成感はあるかもしれません。 しかし、「パズル解き」に使う時間をお客様へのサービスに使えた方が、「デイケア」本来の目的に沿うのではないでしょうか。

「うぇるなび」は、送迎計画づくりに必要な 「パズル解き」の大半を、 コンピュータに「代行」させるシステムです。

送迎計画の視覚化

「うぇるなび」は、立てた送迎計画を「地図」の上に視覚化します。

付箋紙や表を巧みに使いこなして、素晴らしい送迎計画が立てられたとしましょう。 その計画で実際にお迎えに上がる時、どの道路を通ればいいのか、すぐにわかりますか? 計画を立てた「あなた」はもちろん、それを熟知しているでしょう。 「あなた」の隣の同僚はどうでしょうか?

「うぇるなび」は、「『パズル』を解いてできた計画」を地図の上に描きだします。 「どの道を通ればいいのか」が一目でわかるようになるでしょう。 「この道路は見た目より信号待ちが長い。迂回路を使った方がいい」のような 改善案も出しやすくなるかもしれません。

特長

効率とお客様要望のバランスとり

「うぇるなび」は、「効率」「お客様の要望」の2つの指標を基に、 バランスのとれそうな計画の選択肢を提案します。

送迎計画を立てる時に、計画の「良さ」はどうやって見積もるでしょうか。もちろん、

  • 無駄に長い時間・距離を走らない

ことが、真っ先に考えられる基準でしょう。 しかし、それだけではなく、時には下のような お客様の要望を考えなければならないこともあるでしょう:

  • 家族の都合で、朝は8時半前後に来てほしい
  • ○○さんとは家族付き合いが深いので、同じ車に乗りたい

うぇるなび」は、上のような「効率」と「お客様の要望」、 2つの指標の バランスがとれそうな送迎計画の「候補」を探し出します。

たとえば、左の画面では、

  1. 走行時間はやや長い (2時間38分) けれども、全てのお客様の要望に沿える
  2. 走行時間は短い (2時間9分) けれども、少しだけ要望通りにならないお客様がいる

という、2つの「候補」が見つかりました。 では、この2つのうちどちらを採用するのが「より良い」のでしょうか? 30分ぐらい時間がかかってもいいから、全ての要望にお応えすべきでしょうか? 30分も差が出るなら、一部の要望は諦めていただくしかないのでしょうか?

それを選ぶのは、 送迎のことを一番よく知っている 「あなた」です。

「うぇるなび」は 「選択」を「お助け」するシステムです。 「正解」を「押し付ける」システムでは ありません。 この点は、ご留意の上お申し込みいただきますようお願いいたします。

画面イメージ

「うぇるなび」を立ち上げると、「その日」の送迎計画を作るための画面が表示されます。

  • 画面には、「その日」送迎するお客様の 一覧が、
  • 画面には、送迎拠点 (赤) と、送迎するお客様の自宅の 位置が、

それぞれ表示されています。

(※ ここで表示されている個人名や「自宅」位置は、すべて架空のものです。)


画面左上、[送迎プランの作成]ボタンを押して、送迎計画の作成を開始します。


最初に、送迎に使う車を選択します。

このサンプル画面では、「車は4台まで使える」という「仮の設定」になっています。

もちろん、ご利用いただく際には、実際の車両のデータを最初に登録します。


次に、それぞれの車に運転手を割り当てます。運転手は「自動で適切な人を」選ぶことはできないので、 その日のスケジュールやシフトに合わせて指定します。

必要であれば、運転手以外の添乗員を追加で割り当てることもできます。


運転手の割り当てまでできたら、いよいよ送迎計画をシステムに作らせます。

今回の例では、合計4つの「案」が提案されました。上の2つは:

  • 時間の見積もりは59分で、 すべてのお客様の要望にマッチします。

一方、下の2つは:

  • 時間の見積もりは 56分でやや短いですが、 一部のお客様の要望には お応えできません

この場合は、時間の見積もりがせいぜい 3分しか違わないので、 すべてのお客様の要望にマッチする方を選ぶのがよさそうです。

(※ 「59分/100点」と「56分/91点」の案がそれぞれ2つずつ出ているのは、 訪問順序や走行距離などが少しずつ違うためです。)


「案」を1つ選んだら、最後に大まかなスケジュール表を確認します。 採用できそうであれば、[このプランで確定] を押して、その日の送迎計画として決定します。

「やっぱり他の案の方がよさそう!」という場合は、[←前へ] を押して、もう一度候補の中から 選びなおすこともできます。

(※ [このプランで確定] した後でも、取り消しや微調整はできますが、ここでは割愛します。)


送迎計画を決定すると、画面左のお客様一覧は、担当する車ごとにグループ分けされます。 また、それぞれの車の走行ルートが地図上に表示されます。

この例では、4台の車がそれぞれ、おおむね別々の地区を担当することが見て取れます。

タブレットとの連携

作成した送迎計画は、タブレットに表示することが可能です。

タブレットのGPS機能により、運転手は自分の現在地を確認しながら送迎することが出来ます。


また、タブレットを搭載している車両の位置を、「うぇるなび」から確認することも出来ます。

大まかな送迎の状況が、現場との電話連絡などをしなくても把握できます。現場のスタッフも、 運転や利用者様の対応に集中できます。

動作環境

「うぇるなび」のご使用には:
  • Windows 10 以上・メモリ 4GB 以上を 搭載したパーソナルコンピュータ
が必要です。また、パーソナルコンピュータに、
  • Google Chrome™ ブラウザ
を導入頂く必要があります。 Internet Explorer® では、一部機能が動作しませんのでご注意ください。

Google Chrome™ は、 こちらから無償で導入頂けます: https://chrome.google.com

※ 送迎の規模によって、必要なメモリ容量が変化します。おおよその目安として、 一度の送迎で50名以上をカバーする場合は、8GB~16GBのメモリ容量を推奨します。

ご利用までの流れ

  1. 下記「お問い合わせ」フォームに必要事項をご記入の上、 ご送信ください。
  2. 折り返し、弊社よりご返信を差し上げます。初期設定のための データ受け渡し方法などについてご相談させて頂きます。
  3. 受け渡し方法の決定後、弊社でデータをお預かりし、 初期設定を行います。
  4. 初期設定完了後、ご利用開始のお知らせをお送りいたします。 お送りした内容に従って、ご利用を開始してください。 もちろん、わからない点やご質問があればいつでもお問い合わせください。
※ご利用にあたっての「弊社からのお願い」について、「 うぇるなび 利用規約」、 特に「 付記B(運行計画の事前チェック)」をご参照ください。

個人情報保護方針

「うぇるなび」のご利用に当たってお客様からお預かりする個人情報について、下記の方針に基づいて管理、運用いたします。

弊社の個人情報保護に関する一般的な取り組みについては、弊社個人情報保護方針をご参照ください。

個人情報の取得と利用

「うぇるなび」でお預かりした個人情報は、弊社からのご連絡・サービスのご利用に関するご質問への回答・ 障害・不具合等のご連絡に対するサポートおよび回答のために利用いたします。

上記にあたり、特に「送迎対象者様」のデータを弊社で閲覧・修正する必要が生じた場合、 「うぇるなび」ご契約者様の同意を事前に得た上で作業を行います。

個人情報の管理と保護

個人情報の管理は、厳重に行うこととし、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。 (法令に基づき開示の要求があった場合を除きます)

初期設定のデータ入力代行、およびサービスご利用中のサポートは、原則として弊社内のみで行い、 社外の第三者に委託することはありません。ただし、お客様のご希望その他の事由に基づき、 お客様・弊社・委託先の三者間で事前に合意がなされた場合は例外とします。

法令・規範の遵守と見直し
お預かりした個人情報の取扱いに関し、適用される法令、 国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。 また、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。
お問合せ
個人情報に対するお問合せは、弊社個人情報相談窓口 までご連絡ください。

お問い合わせ・お申込み


法人名:
担当者氏名:
【必須】担当者メール:
※ 上記ご担当者様に弊社からのご連絡を差し上げます。
「うぇるなび」の 操作を直接担当される方をご入力ください。
電話番号:
※ 何らかの事情でメールでご返信できなかった場合のご連絡先をご入力ください。
1日のお客様数:
1日に送迎するお客様の人数。 もっとも多い曜日を基準としてください。
備考:
個人情報の
取扱い
個人情報の取扱いへの同意
送信には、個人情報の取扱いへの同意が必要です。

株式会社トレック
〒980-0802
宮城県仙台市青葉区二日町14-15 アミ・グランデ二日町2F
TEL:022-711-7777
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メール: welnavi@trek.co.jp(「うぇるなび」へのお問い合わせ専用)
※ 問い合わせ先メールアドレスへの特定電子メール (広告宣伝メール) の送信はご遠慮ください。